受信したFaxをクラウドストレージに転送する(Microsoft Power Automateフロー)

更新日:2020年4月26日

事業所のFax受信データーを自動的にクラウドストレージにアップロードする仕組みをご紹介します。

新型コロナウィルスの感染拡大を受けて急遽テレワーク(在宅勤務)に移行している組織も多いかと思います。

ただFAX受信がネックになっているという場合は多いのではないでしょうか。

今回はMicrosoft Office365 (Microsoft 365)のクラウドサービスを利用して、受信したFaxデーターをクラウドストレージにアップロードする方法をご紹介します。


既に複数のお客様環境にて運用を開始しています。

コニカミノルタ(bizuhub)・リコーの複合機にて設定実績があります。

目次

1.概要

2.利用するOfice 365(Microsoft 365)クラウドサービス

3.前提条件

4.Microsoft Power Automate フロー作成手順

※2020.04.27追記

光栄にもこの記事を見てくださった方がGoogle DriveBoxへの保存手順を記事化されています。下記ページも是非参考にしてください。

[外部リンク]【出社しなくていい】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Power Automate編】

[外部リンク]【出社したくない】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Box編


1.概要

今回作成するのは下記の図のような仕組みになります。


事業所内に設置された複合機で受信したFAXをメールで送信し、

受信したメールに添付されたFaxデーター(PDFなど)をクラウドストレージにコピーするという流れです。

クラウドストレージにアップロードすればあとはテレワーク環境で閲覧可能です。


今回はMicrosoft Power Automate を使ってSharePoint Onlineにアップロード処理を行うのですが、アップロード先はOneDriveでも、GoogleドライブでもOKです。

Microsoft Power Automateであれば、Gmailに来たFaxデーターをGoogleドライブにアップロードするということも可能です。

この処理を全て自動的に行うことができます。

Microoft Teams に紐付けられたSharePoint Onlineのサイト上にアップロードすれば Teams上からもFaxデーターが確認できるので便利です。

※図にはモバイルに通知を出すところまで示していますが、現在そこまでは実装していません。

2.利用するOffice 365(Microsoft 365)サービス

Microsoft Office 365 (Microsoft 365)

・Exchange Online(共有メールボックス)

・SharePoint Online

・Power Automate

・Microsoft Teams(データー閲覧用)

上記のサービスは、最低限Office 365 Business Essentials(Microsoft 365 Business Basic)があれば利用可能です。

共有メールボックスを利用する理由は追加でライセンスを購入する必要がないからという理由です。

かけるコストは最小限にしたいですよね。

3.前提条件

・Faxを受信する複合機にメール送信設定が完了している

・Faxメール受信用のメールアドレスをExchange Onlineの共有メールボックス上に作成済み

・Faxデーターをコピーする先のSharePointサイトを作成済み

少しハードルが高いのが複合機のメール送信設定です。

ここは複合機の設定に管理者権限が必要な場合が多いので、メンテナンス業者さんにお願いするのが安全で確実です。

設定作業を依頼する場合には「複合機から受信したFaxデーターをメールで送る設定をしてください」とお願いしてください。

7年位前の複合機でもメール送信は対応しているので最新の機種でなくてもOKなはずです。


※詳しい方向けの情報

複合機にSMTPサーバー情報と、送信者(from)、送信先(to)を設定します。

手軽に利用できるSMTPサーバーをお持ちでない場合はSendGridを利用する手もあるかと思います(未検証)。

SendGridはMicrosoft Azureのマーケットプレースから利用すると無償プランでも優遇された条件で利用可能なのでおすすめです。

4.環境作成手順

メインの処理を行うPower Automateのフロー全体図は下記の図の通りです。

Power Automateのテンプレートを参考に作成しました。

Power Automateのコネクターは「Office 365」と「SharePoint」が必要です。

参考にしたテンプレートは「Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する」です。



共有メールボックスは fax@●●●.co.jp という感じで作成します。

無料ドメインのonmicrosoft.comで作成するほうがセキュリティの観点からも良いかもしれませんね。