最終更新: 5月1日

飲食店オーナーの方に是非見ていただきたい内容です。

テイクアウト・デリバリー専門ホームページの作成をご自身で行っていただけます。

YouTubeライブ配信では、Wix(ウィックス)の詳細機能を調べながらホームページを作成していきます。

※題材の飲食店は仮想の飲食店です。


【仮想条件】

店舗名:カフェ白鷺(cafe Hakuro)

仮想住所:〒670-0012 兵庫県姫路市本町68

仮想電話番号:079-046-4646

仮想メールアドレス:cafe.hakuro@gmail.com

デモサイトURL:https://cafehakuro.wixsite.com/demo1

(実際にオーダーを入れてみてください。もちろん実際に配達等は行いません。)


新たにテイクアウトとデリバリーを始めるため、専用ホームペーを作ってオンラインオーダーシステムを導入する。

Instagramアカウント(デモ用)

cafe_hakuro


[利用サービス]

Wix(ウィックス) https://wix.com

利用するWixアプリ:Wixレストラン


ライブ配信はこちらから



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最終更新: 4月26日

事業所のFax受信データーを自動的にクラウドストレージにアップロードする仕組みをご紹介します。

新型コロナウィルスの感染拡大を受けて急遽テレワーク(在宅勤務)に移行している組織も多いかと思います。

ただFAX受信がネックになっているという場合は多いのではないでしょうか。

今回はMicrosoft Office365 (Microsoft 365)のクラウドサービスを利用して、受信したFaxデーターをクラウドストレージにアップロードする方法をご紹介します。


既に複数のお客様環境にて運用を開始しています。

コニカミノルタ(bizuhub)・リコーの複合機にて設定実績があります。

目次

1.概要

2.利用するOfice 365(Microsoft 365)クラウドサービス

3.前提条件

4.Microsoft Power Automate フロー作成手順

※2020.04.27追記

光栄にもこの記事を見てくださった方がGoogle DriveBoxへの保存手順を記事化されています。下記ページも是非参考にしてください。

[外部リンク]【出社しなくていい】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Power Automate編】

[外部リンク]【出社したくない】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Box編


1.概要

今回作成するのは下記の図のような仕組みになります。


事業所内に設置された複合機で受信したFAXをメールで送信し、

受信したメールに添付されたFaxデーター(PDFなど)をクラウドストレージにコピーするという流れです。

クラウドストレージにアップロードすればあとはテレワーク環境で閲覧可能です。


今回はMicrosoft Power Automate を使ってSharePoint Onlineにアップロード処理を行うのですが、アップロード先はOneDriveでも、GoogleドライブでもOKです。

Microsoft Power Automateであれば、Gmailに来たFaxデーターをGoogleドライブにアップロードするということも可能です。

この処理を全て自動的に行うことができます。

Microoft Teams に紐付けられたSharePoint Onlineのサイト上にアップロードすれば Teams上からもFaxデーターが確認できるので便利です。

※図にはモバイルに通知を出すところまで示していますが、現在そこまでは実装していません。

2.利用するOffice 365(Microsoft 365)サービス

Microsoft Office 365 (Microsoft 365)

・Exchange Online(共有メールボックス)

・SharePoint Online

・Power Automate

・Microsoft Teams(データー閲覧用)

上記のサービスは、最低限Office 365 Business Essentials(Microsoft 365 Business Basic)があれば利用可能です。

共有メールボックスを利用する理由は追加でライセンスを購入する必要がないからという理由です。

かけるコストは最小限にしたいですよね。

3.前提条件

・Faxを受信する複合機にメール送信設定が完了している

・Faxメール受信用のメールアドレスをExchange Onlineの共有メールボックス上に作成済み

・Faxデーターをコピーする先のSharePointサイトを作成済み

少しハードルが高いのが複合機のメール送信設定です。

ここは複合機の設定に管理者権限が必要な場合が多いので、メンテナンス業者さんにお願いするのが安全で確実です。

設定作業を依頼する場合には「複合機から受信したFaxデーターをメールで送る設定をしてください」とお願いしてください。

7年位前の複合機でもメール送信は対応しているので最新の機種でなくてもOKなはずです。


※詳しい方向けの情報

複合機にSMTPサーバー情報と、送信者(from)、送信先(to)を設定します。

手軽に利用できるSMTPサーバーをお持ちでない場合はSendGridを利用する手もあるかと思います(未検証)。

SendGridはMicrosoft Azureのマーケットプレースから利用すると無償プランでも優遇された条件で利用可能なのでおすすめです。

4.環境作成手順

メインの処理を行うPower Automateのフロー全体図は下記の図の通りです。

Power Automateのテンプレートを参考に作成しました。

Power Automateのコネクターは「Office 365」と「SharePoint」が必要です。

参考にしたテンプレートは「Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する」です。



共有メールボックスは fax@●●●.co.jp という感じで作成します。

無料ドメインのonmicrosoft.comで作成するほうがセキュリティの観点からも良いかもしれませんね。

支店が分かれている、Fax番号が複数あるという場合は必要な数だけ共有メールボックスを作成して、

その数分のPower Automateのフローを作成するのがお手軽でメンテナンス性が高いかと思います。

4-1 トリガー作成

フローが動作するためのトリガーは、「新しいメールが共有メールボックスに届いたとき (V2)」です。

「メールボックスのアドレス」に共有メールボックスのメールアドレスを入力。

フォルダーはデフォルトであれば「Inbox」を指定します。

その他は・・・

「添付ファイル付きのみ」 -> はい

「添付ファイルを含める」 -> はい

と、設定します。


最低限実線部分のみ設定すれば動作しますが、

このままでは受信したメールの添付ファイルは全てフローの処理対象になります。

セキュリティ対策のため点線枠の部分の設定もお勧めします。

4-2 添付ファイルの処理(SharePointへのファイルコピー)

添付ファイルが複数ある場合に対応するため、コントロールの 「Apply to each」を追加し、

「以前の手順から出力を選択」は「添付ファイル」と設定します。

今後はこのApply to each 内にすべての処理を追加します。

SharePointの「ファイルの作成」を追加します。

添付ファイルをコピーする先の「サイトのアドレス」と「フォルダーのパス」を選択します。

その他画像の通り設定してください。


4-3 エラー対策

この先はSharePoint やOneDriveへのファイルの書き込みエラー対策です。

コントロールの「条件」を追加して、

値の選択の「式」に下記の値を入力します。

equals(int(actionOutputs('Create_file').statusCode), 409)

「次の値に等しい」を選択。


値の選択の「式」に下記を入力して追加します。

True 


続いて「はいの場合」の処理内に下記の処理を追加

・待ち時間(delay)

・SharePoint ファイルの作成(設定内容は以前と同じです)



この処理を追加する理由ですが、

他のフローと同時に動作(競合)した場合、OneDriveやSharePointから409エラー(conflict)が返ることがあるようで、その対策になります。

利用したPower Automateのテンプレートにあった処理を理由不明のまま流用していたのですが、

ブログ化するにあたってTwitterで聞いたところ諸先輩方に理由を教えていただけました。

該当のTwitterスレッドはこちら

https://twitter.com/MoestTarokov/status/1250753607105822721


以上でフローを保存・実行すれば完了です。

テストは必ず行いましょう。

複合機がFaxを受信してからSharePoint 上で確認できるまで1~2分程度でした。

処理の失敗が怖い場合は、バックアップとして複合機側に受信FaxデーターをNASに同時保存したり、複数のメールアドレス宛てに送るなどの設定を行えばよいかと思います。

SharePointサイト の該当フォルダー内にデーターが届くことを確認します。



Teamsに紐ついたサイトであれば、Teamsクライアントから確認できます。


その他、

Power AutomateのテンプレートにはSharePoint/OneDriveにファイルが作成されたら通知するテンプレートもあるので、

これを組み合わせればFax受信後にスマホ等に通知を出すことが可能です。

今回はFaxの送信につては考慮していません。

テレワーク環境でFax送信をお手軽に実現するには・・・

・VPN経由でPC Fax送信を行う

・コンビニから送る

Faxを辞めてメールで送る('Д')

Faxを辞めてOneDriveで共有リンクを送る(*´ω`*)

などが考えられます。

Fax以外にも応用できるフローだと思うので、是非試してみてください。

新型コロナウィルス(COVID-19)の感染拡大を受け、日本全国の学校・教育機関が休校に追い込まれています。

そこで、日本マイクロソフトがオンライン授業実施に関する提案書(手順書)を作ってくれました。


▼PDF(4.09MB)ダウンロード(日本マイクロソフト直リンク)

http://msft.it/6015T5XQL


教育機関向け Office 365 A1 ライセンスは期間の定めなく無料です。 https://www.microsoft.com/ja-jp/education/products/office


保護者の皆様、教員の皆様にお願いです。

この資料を最寄りの地方議員、国会議員、教育関係者、教育委員会関係者に是非ご紹介ください。 特に学校・行政が動かないと不満に思っている方は、近くの地方/国会議員に直接申し立てると非常にスムーズです。 地方/国会議員はあなたの話を必ず当該機関まで届けてくれます。


これはご自身でも導入できますし、我々のような全国のマイクロソフトクラウドパートナーが支援できます。

また、一般法人であっても、Microsoft Teamsは6か月間3000ライセンス(試用版)まで無料で使えます。 問い合わせは弊社であれば op60@barcarole.co.jp までご連絡ください。 ※電話対応は不可

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