最終更新: 4月26日

事業所のFax受信データーを自動的にクラウドストレージにアップロードする仕組みをご紹介します。

新型コロナウィルスの感染拡大を受けて急遽テレワーク(在宅勤務)に移行している組織も多いかと思います。

ただFAX受信がネックになっているという場合は多いのではないでしょうか。

今回はMicrosoft Office365 (Microsoft 365)のクラウドサービスを利用して、受信したFaxデーターをクラウドストレージにアップロードする方法をご紹介します。


既に複数のお客様環境にて運用を開始しています。

コニカミノルタ(bizuhub)・リコーの複合機にて設定実績があります。

目次

1.概要

2.利用するOfice 365(Microsoft 365)クラウドサービス

3.前提条件

4.Microsoft Power Automate フロー作成手順

※2020.04.27追記

光栄にもこの記事を見てくださった方がGoogle DriveBoxへの保存手順を記事化されています。下記ページも是非参考にしてください。

[外部リンク]【出社しなくていい】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Power Automate編】

[外部リンク]【出社したくない】受信FAXをクラウドサービスに自動的にアップロードできるサービス【Box編


1.概要

今回作成するのは下記の図のような仕組みになります。


事業所内に設置された複合機で受信したFAXをメールで送信し、

受信したメールに添付されたFaxデーター(PDFなど)をクラウドストレージにコピーするという流れです。

クラウドストレージにアップロードすればあとはテレワーク環境で閲覧可能です。


今回はMicrosoft Power Automate を使ってSharePoint Onlineにアップロード処理を行うのですが、アップロード先はOneDriveでも、GoogleドライブでもOKです。

Microsoft Power Automateであれば、Gmailに来たFaxデーターをGoogleドライブにアップロードするということも可能です。

この処理を全て自動的に行うことができます。

Microoft Teams に紐付けられたSharePoint Onlineのサイト上にアップロードすれば Teams上からもFaxデーターが確認できるので便利です。

※図にはモバイルに通知を出すところまで示していますが、現在そこまでは実装していません。

2.利用するOffice 365(Microsoft 365)サービス

Microsoft Office 365 (Microsoft 365)

・Exchange Online(共有メールボックス)

・SharePoint Online

・Power Automate

・Microsoft Teams(データー閲覧用)

上記のサービスは、最低限Office 365 Business Essentials(Microsoft 365 Business Basic)があれば利用可能です。

共有メールボックスを利用する理由は追加でライセンスを購入する必要がないからという理由です。

かけるコストは最小限にしたいですよね。

3.前提条件

・Faxを受信する複合機にメール送信設定が完了している

・Faxメール受信用のメールアドレスをExchange Onlineの共有メールボックス上に作成済み

・Faxデーターをコピーする先のSharePointサイトを作成済み

少しハードルが高いのが複合機のメール送信設定です。

ここは複合機の設定に管理者権限が必要な場合が多いので、メンテナンス業者さんにお願いするのが安全で確実です。

設定作業を依頼する場合には「複合機から受信したFaxデーターをメールで送る設定をしてください」とお願いしてください。

7年位前の複合機でもメール送信は対応しているので最新の機種でなくてもOKなはずです。


※詳しい方向けの情報

複合機にSMTPサーバー情報と、送信者(from)、送信先(to)を設定します。

手軽に利用できるSMTPサーバーをお持ちでない場合はSendGridを利用する手もあるかと思います(未検証)。

SendGridはMicrosoft Azureのマーケットプレースから利用すると無償プランでも優遇された条件で利用可能なのでおすすめです。

4.環境作成手順

メインの処理を行うPower Automateのフロー全体図は下記の図の通りです。

Power Automateのテンプレートを参考に作成しました。

Power Automateのコネクターは「Office 365」と「SharePoint」が必要です。

参考にしたテンプレートは「Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する」です。



共有メールボックスは fax@●●●.co.jp という感じで作成します。

無料ドメインのonmicrosoft.comで作成するほうがセキュリティの観点からも良いかもしれませんね。

支店が分かれている、Fax番号が複数あるという場合は必要な数だけ共有メールボックスを作成して、

その数分のPower Automateのフローを作成するのがお手軽でメンテナンス性が高いかと思います。

4-1 トリガー作成

フローが動作するためのトリガーは、「新しいメールが共有メールボックスに届いたとき (V2)」です。

「メールボックスのアドレス」に共有メールボックスのメールアドレスを入力。

フォルダーはデフォルトであれば「Inbox」を指定します。

その他は・・・

「添付ファイル付きのみ」 -> はい

「添付ファイルを含める」 -> はい

と、設定します。


最低限実線部分のみ設定すれば動作しますが、

このままでは受信したメールの添付ファイルは全てフローの処理対象になります。

セキュリティ対策のため点線枠の部分の設定もお勧めします。

4-2 添付ファイルの処理(SharePointへのファイルコピー)

添付ファイルが複数ある場合に対応するため、コントロールの 「Apply to each」を追加し、

「以前の手順から出力を選択」は「添付ファイル」と設定します。

今後はこのApply to each 内にすべての処理を追加します。

SharePointの「ファイルの作成」を追加します。

添付ファイルをコピーする先の「サイトのアドレス」と「フォルダーのパス」を選択します。

その他画像の通り設定してください。


4-3 エラー対策

この先はSharePoint やOneDriveへのファイルの書き込みエラー対策です。

コントロールの「条件」を追加して、

値の選択の「式」に下記の値を入力します。

equals(int(actionOutputs('Create_file').statusCode), 409)

「次の値に等しい」を選択。


値の選択の「式」に下記を入力して追加します。

True 


続いて「はいの場合」の処理内に下記の処理を追加

・待ち時間(delay)

・SharePoint ファイルの作成(設定内容は以前と同じです)



この処理を追加する理由ですが、

他のフローと同時に動作(競合)した場合、OneDriveやSharePointから409エラー(conflict)が返ることがあるようで、その対策になります。

利用したPower Automateのテンプレートにあった処理を理由不明のまま流用していたのですが、

ブログ化するにあたってTwitterで聞いたところ諸先輩方に理由を教えていただけました。

該当のTwitterスレッドはこちら

https://twitter.com/MoestTarokov/status/1250753607105822721


以上でフローを保存・実行すれば完了です。

テストは必ず行いましょう。

複合機がFaxを受信してからSharePoint 上で確認できるまで1~2分程度でした。

処理の失敗が怖い場合は、バックアップとして複合機側に受信FaxデーターをNASに同時保存したり、複数のメールアドレス宛てに送るなどの設定を行えばよいかと思います。

SharePointサイト の該当フォルダー内にデーターが届くことを確認します。



Teamsに紐ついたサイトであれば、Teamsクライアントから確認できます。


その他、

Power AutomateのテンプレートにはSharePoint/OneDriveにファイルが作成されたら通知するテンプレートもあるので、

これを組み合わせればFax受信後にスマホ等に通知を出すことが可能です。

今回はFaxの送信につては考慮していません。

テレワーク環境でFax送信をお手軽に実現するには・・・

・VPN経由でPC Fax送信を行う

・コンビニから送る

Faxを辞めてメールで送る('Д')

Faxを辞めてOneDriveで共有リンクを送る(*´ω`*)

などが考えられます。

Fax以外にも応用できるフローだと思うので、是非試してみてください。

Microsoft Office 365 のExchangeOnline てメールを運用している方々の大きな不満が1つ解決しました。


Outlook On the Web(OWA)アプリが廃止されてから、モバイル環境で共有メールボックスを確認したい場合はブラウザーで見に行くしかなく、かなり不便でした。

(共有メールボックスをIMAPで送受信設定する方法はありましたが、設定作業が手間でオススメできなかった。)


この度遂にOutlook モバイルアプリで共有メールボックスが利用可能になりました。

既に共有メールボックスに対象のOffice 365 アカウントがメンバーとして登録してあり、Outlook モバイルアプリでOffice 365 アカウントをお使いであれば、

非常に簡単な手順でアプリに共有メールボックスを追加して利用する事ができます。

手順は下記の通りです。

1. Outlookモバイルアプリのホームメニューから設定(歯車アイコン)を選択



2. メールアカウントの追加を選択



3. 共有メールボックスの追加を選択



4. 追加したい共有メールボックスのメールアドレスを入力



以上の手順で、簡単に共有メールボックスを使うことができます。

前述の通り、共有メールボックスの権限設定、Outlook モバイルアプリへのアカウント設定が適切に行われていることが前提です。


Outlook モバイルアプリは共有カレンダーも表示できるようになりましたし、今回の共有メールボックスの利用機能が実現された事で困ることがほぼ無くなりました。

嬉しいことですね。




 ようやく日本でもXbox Adaptive Controller(アダプティコントローラー)が発売されました。

記事の最後に実際に使用中の動画を掲載しています。

 Xbox Adaptive Controller(アダプティコントローラー)は、Microsoft Xbox用に設計されたゲーム用コントローラーです。身体的特徴に合わせて自分に合った仕様にカスタマイズすることで、様々な障がいがあってもゲームを楽しむことができるという製品です。

日本では公式に発売されていなかったのですが、2020年1月にようやく発売されました。

※発売後、2020年1月15日時点で既に在庫切れの状態のようです。


 アダプティブコントローラーは、オプションスイッチ(入力機構)の外部入力ポートを備えており、一般的に販売されている汎用スイッチを接続してコントローラーの機能に割り当てることが可能です。

今回はアダプティブコントローラーの開封(アンボックス)の様子をお届けします。


まずは茶箱(段ボール)の開封です。封印用のテープがはがしやすいように工夫されています。大きな剥がしシロが設けられており、手で簡単にカッターなど使うことなくテープをはがせます。

様々な方に配慮されているのでしょうね。

そして茶箱の中から現れるのは化粧箱。日本発売は2年くらい待ったかな?


 この製品を知ったのはMicrosoftのパートナーイベントでした。

エキスポ会場に出展されていた、介護系のデジタルツールなどを開発・取扱いされている テクノツール株式会社 さんが独自(日本未発売時)に輸入されたこの製品を紹介されていました。

Microsoftもアクセシビリティの取り組みを積極的に行っているんだと感動しました。

最新のOS Windows10にも、様々な方がパソコンを使うためのアクセシビリティ機能がたくさんあるので検索してみてください。


 化粧箱の開封です。こちらも開封・機器を取り出しやすいように工夫されています。

箱を開けるとコントローラー本体が姿を現しました。

特にビニール等の保護シールも貼付されておらず、そのまますぐ使えるようになっています。

添付品はUSBケーブル(2.7 m USB TypeC 充電ケーブル)のみです。

公式サイトには充電ケーブルと書かれているのでその通り表現していますが、

Windows10との接続でUSBケーブルを使ったところ、無事コントローラーデバイスとして認識されました。

通常はBluetoothでの接続がよいでしょう。

 続いて本体を取り出しました。

本体幅はSurfaceBook2(13インチ)よりほんの少し小さい。本体には大きな十字キーと、特大のA、Bボタン(黒く丸い部分)が配置されています。

身体が不自由でも、押しやすいよう、わかりやすいように設計されています。

また、コントローラー背面にはマウント用のねじ穴が設けられています。

試しに手持ちのカメラ用ミニ三脚にマウントしてみました。

実際に三脚に固定したり、車いすやベッドなどに固定して使うことも想定されているため、このようなマウント機構が設けられています。

 もちろんゲーム用のコントローラーですから、その他のボタン機能も必要なのですが、

ゲームに使うハードウェアボタンとしては、十字キーとA・Bボタン以外にこの本体に搭載はされていません。(メニューボタンなどはある)

どうするのかというと、汎用の外付けスイッチを購入してその他の機能ボタンを実装して使うことになります。

大・小様々な汎用スイッチを購入し、口や頭その他身体の一部で押せる位置に設置します。このように自身の身体的特徴に合わせてコントローラーを完成させるのが、アダプティブコントローラーの最大の特徴であると言えます。


 ちなみに現時点で日本のMicrosoftストアでは外付けスイッチの販売は始まっていないようです。また、公式サイト上にもリンクはあるけどページ自体が存在しないところもまだあるので、本当に始まったばかりの感じがありますね。

(公式サイト 商品ページ)Xbox Adaptive Controller

(公式サイト HowTo)外付けデバイスを Xbox Adaptive Controller に接続する

(公式サイト FAQ)Xbox Adaptive Controller に関するよく寄せられる質問


 弊社としてはダイバーシティ&インクルージョンへの取り組みを推進する中で、身体的特徴のある方と接する機会が増えました。

そうした中でこういったエンターテインメント分野のインクルージョン、アクセシビリティにも興味を持っています。

今後は是非ゲーミングイベントなども実現できればと考えています。

イベント開催に協力していただける個人・団体さんなどありましたら是非弊社までお問い合わせフォームにてお知らせください。


 おまけでWindows10のパソコンに接続して、マインクラフト操作を行っている動画をアップしておきます。

十字キーとA・Bキーしかないのでとりあえずで割当らるキーのみで利用しています。

実際に使えているのがお分かりいただけると思います。Windows上でもきちんと Xbox Adaptive Controller として認識され製品名が表示されています。

記事中盤でも書きましたが、XboxのほかにWindows10のパソコンでも利用が可能です。

パッケージの注意書きを読む限り、Windows10ではBluetoothとUSB接続、Windows7や8ではUSBケーブル接続のみ対応しているようです。



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